1.1 Überblick
Arbeitspaket 1 umfasst grundlegende Empfehlungen zu Fragestellungen, die vor bzw. während der Einführung eines Managementsystems auftreten. Dazu gehören:
- Informations-, Entscheidungs-Kommunikationsphase (vgl. Kapitel 1.2)
- das Bekenntnis der obersten Leitung zu den neuen Managementaspekten und der resultierenden Pflichten (vgl. Kapitel 1.3),
- die Verabschiedung einer unternehmenspolitischen Erklärung (vgl. Kapitel 1.4),
- die Festlegung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnissen (vgl. Kapitel 1.5)
1.2 Informations-, Entscheidungs-, Kommunikationsphase
Warum wird ein Klimaschutzmanagementsystem eingeführt?
- Auf Druck eines Kunden, z. B. infolge einer Aufforderung zur Bereitstellung von THG-Emissionsdaten und deren Reduktion.
- Rechtliche Anforderungen im Rahmen der neuen CSR-Richtlinie werden Nicht-KMU nach EU-Definition dazu zwingen, Daten über THG-Emissionen sowie Risikoabschätzungen bereitzustellen.
- Anforderungen bei öffentlichen Ausschreibungen (bspw. zum PCF).
Warum wird ein Klimaschutzmanagementsystem eingeführt?
- Wettbewerbsvorteil bei Kundengewinnung
- Verbesserung der Klimabilanz – Kosteneinsparungen
- verbesserte Kenntnisse über Prozesse, Anlagen, Ursachen und Höhe des Energieverbrauches, der THG-Emissionen sowie das Erkennen von Einsparpotenzialen
Die Regio-Tex GmbH führt ein Klimamanagement ein, da sie ein energieintensives Unternehmen ist und vermehrt Kundenanfragen zu PCF erhält. Eine erste THG-Bilanz zeigt Einsparpotenziale auf, die systematisch erfasst und überprüft werden sollen. Die oberste Leitung muss Ressourcen für das Projekt bereitstellen und eine verantwortliche Person bestimmen. Das Klimateam plant den Projektablauf und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Das Projekt sollte mit einem Kick-Off-Meeting starten, bei dem die Geschäftsführung die Bedeutung, Gründe und Zielstellungen des Klimamanagements verdeutlicht. Dies unterstützt die Reliabilität und Validität des neuen Managementsystems.
Auf dieser Basis kann die Einführung des KliMS und der Aufbau eines integrierten Energie- und Klimamanagementsystems starten. Hier kommt zunächst der obersten Leitung hohe Verantwortung zu.
Die Integration eines neuen Managementsystems in ein schon vorhandenes Managementsystem stellt ein Projekt dar, welches hinsichtlich der zeitlich und personell erforderlichen Ressourcen gut geplant werden muss. Erstellen Sie, z. B. unter Nutzung der in Abbildung 1 (im Abschnitt „Einführung“) dargestellten Arbeitspakete, einen inhaltlichen und zeitlichen Ablaufplan, legen Sie Meilensteine fest und stimmen Sie sich während des Projektes kontinuierlich mit allen beteiligten Personen über den Status der Projektumsetzung ab. Unser unterhalb verlinktest Formblatt Projektplanung kann Ihnen dabei helfen. Erfahrungen zeigen, dass für die Einführung eines Managementsystems je nach Unternehmensgröße, -struktur und vorhandenen Rahmenbedingungen ca. ein Jahr veranschlagt werden sollte. Planen Sie also für diesen Schritt ausreichend Zeit ein.
Als ergänzende Unterstützung, kann ein externer Berater oder Masterand bei bestimmten Aufgaben helfen, notwendige Analysen und Ziele in ihrer hohen Komplexität zu bewältigen
Dienstleister in Sachsen finden Sie hier:
https://www.energieportal-sachsen.de
Dienstleister bundesweit finden Sie hier:
https://www.energie-effizienz-experten.de
1.3 Führung und Verpflichtung
Ausgangssituation im EnMS
Die Geschäftsführung der Regio-Tex GmbH hat bei der Einführung des EnMS im Jahr 2012 eine Verpflichtungserklärung zum EnMS abgegeben. Damit möchte sie dokumentiert zeigen, dass sie die Aufgaben, die in der Normanforderung zu ihrer Führung und Verpflichtung formuliert sind, kennt und wahrnimmt (Kap. 5.1 ISO 50001). Die Verpflichtungserklärung ist als eine freiwillige Selbstverpflichtung zur Wahrnehmung der Verantwortung der Geschäftsführung für das Managementsystem zu verstehen und hat internen Charakter. Das unterscheidet sie von der Unternehmenspolitik, die sowohl intern als auch extern zu Informationszwecken genutzt wird.
Anforderungen im KliMS
Eine vergleichbare Anforderung an Führung und Verpflichtung besteht weder in der PAS 2060 noch in der ISO 14064. Trotzdem ist es sinnvoll, dass die oberste Leitung ihre Entscheidung zur Einführung eines Klimamanagements über eine Verpflichtungserklärung transparent macht.
Hinweise zur Integration und praktischen Umsetzung
Die aus dem EnMS vorliegende Verpflichtungserklärung kann um Aspekte des Klimamanagements ergänzt werden. Die Regio-Tex GmbH hat z. B. folgende Punkte ergänzt bzw. erweitert:
- Verpflichtung zur Einführung eines KliMS
- Verpflichtung, zur Bereitstellung der dafür notwendigen Ressourcen
- Verpflichtung, zur Weiterentwicklung der Prozesse unter dem Aspekt der Klimaneutralität
- Unterstützung der Führungskräfte und allen Mitarbeitern in Verantwortung
Untermauern Sie das Engagement der obersten Leitung zur Einführung eines KliMS mit einer Verpflichtungserklärung, denn es ist wichtig, dass die oberste Leitung nicht nur das Managementsystem initiiert, sondern auch während des Betriebs weiterhin Engagement zeigt. Beachten Sie, dass die Umsetzung der hier formulierten Verpflichtungen im Rahmen von Audits durch geeignete Nachweise geprüft werden sollte.
Formblatt: Integrierte Verpflichtungserklärung der obersten Leitung
1.4 Unternehmenspolitik
Ausgangssituation in EnMS
Neben der Verpflichtungserklärung zum Managementsystem kommt der Unternehmenspolitik eine wichtige Bedeutung zu. Die Geschäftsführung der Regio-Tex GmbH hat ihre diesbezüglichen Grundsätze mit der Einführung des EnMSs im Jahr 2012 formuliert und seitdem regelmäßig aktualisiert, z. B. wenn sich das Produktionsprogramm weiterentwickelt hat. Die Energiepolitik bildet den Rahmen für die Energieziele, sie wurde intern kommuniziert und steht über die Internetseite allen interessierten Kreisen zur Verfügung. Außerdem stellt sie einen wichtigen Bestandteil der vertraglichen Dokumente mit den Geschäftspartnern dar (Kap.5.2 ISO 50001).
Anforderungen im KliMS
Die Organisation muss sich zur Klimaneutralität verpflichten (PAS 2060, Kap. 7). Ein wichtiges Prinzip ist dabei auch die Handlungspyramide bzw. -hierachie Vermeiden vor Reduzieren vor Kompensieren. D. h. es sollten Emissionen durch gezielte Investitionen vermieden und reduziert werden, bevor Kompensationszahlungen bzw. Zertifikate gekauft werden, um bilanziell treibhausgasneutral zu sein. Neben diesen Verpflichtungen ist im Rahmen des KliMS eine Klimastrategie zu entwickeln (PAS 2060, Kap. 7), der einen Managementplan mit folgenden Inhalten umfasst:
- die Erklärung zur Verpflichtung der Klimaneutralität
- Zeitplan für die Erreichung der Klimaneutralität
- Zielvorgaben für die THG-Reduzierung
- geplante Mittel zur Erreichung und Aufrechterhaltung der Emissionsreduktion
- Kompensationsstrategie, einschließlich der geschätzten Menge der zu kompensierenden THG-Emissionen
Die Klimastrategie bildet den Rahmen, um kurz-, mittel- und langfristige Klimaziele festzulegen.
Hinweise zur Integration und praktischen Umsetzung
Die Anforderungen aus dem Klimamanagement können gut in die bestehende Energiepolitik integriert und diese als „Integrierte Energie- und Klimapolitik und -strategie“ weiterentwickelt werden. In der Regio-Tex GmbH wird die bestehende Energiepolitik um folgende Aspekte ergänzt:
- Verpflichtung zum Klimaschutz und dem Umgang mit Klimawandelfolgen
- Die Klimastrategie bildet den Rahmen, um kurz-, mittel- und langfristige Energie- und Klimaziele festzulegen
- Verpflichtung zur kontinuierlichen Reduktion der Treibhausgase
- Verpflichtung zur Klimaneutralität
- Leitprinzip (Handlungs-Hierarchie): vermeiden vor Reduzieren vor Kompensieren
- Informationen über die Klimastrategie (Vermeidung und Verminderung der THG-Emissionen bis zum Jahr 2025 um 30 %, bis zum Jahr 2035 um 50 % und bis zum Jahr 2045 bis auf den kleinsten möglichen Faktor)
- Verpflichtung zur Beschaffung energieeffizienter Produkte bzw. Produkte mit einer niedrigen THG-Intensität (tCO2eq/Produkt)
Nach der formalen Verabschiedung der integrierten Energie- und Klimapolitik und -strategie mittels Unterschrift durch die oberste Leitung hat die Geschäftsführung der Regio-Tex GmbH diese im Rahmen der jährlichen Mitarbeiterversammlung innerhalb der Organisation bekannt gemacht, auf der Internetseite veröffentlicht und den Geschäftspartnern zugesendet. Weitere Aspekte der Klimastrategie (Zeitplan für die Erreichung der Klimaneutralität, Zielvorgaben für die THG-Reduzierung, geplante Mittel zur Erreichung und Aufrechterhaltung der Emissionsreduktion, Kompensationsstrategie, einschließlich der geschätzten Menge der zu kompensierenden THG-Emissionen) werden über die Ziele, Maßnahmen und weitere eigenständige Dokumente abgebildet.
Formulieren Sie die politische Erklärung möglichst prägnant und kurz. Sie ist ein wichtiges internes und externes Kommunikationsinstrument über die Ausrichtung Ihres Managementsystems.
Formblatt: Integrierte Energie- und Klimapolitik, Klimastrategie
1.5 Rollen, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Ressourcen
Ausgangssituation in EnMS
In der Regio-Tex GmbH wurde mit der Implementierung des EnMS eine Stabsstelle für den Energiemanagement-Beauftragten (EMB) und ein Energieteam eingerichtet (DIN EN ISO 50001, Kap.5.3). Der EMB ist in Personalunion außerdem noch tätig als Leiter der Instandhaltung (Wartung, Prozessoptimierung, Reparaturen). Auch wenn der EMB formal nicht mehr in der ISO 50001 gefordert ist, hat sich die Regio-Tex GmbH entschieden, diesen beizubehalten, da er die Koordination des EnMS und des Energieteams innehat.
Die Mitglieder des Energieteams wurden in der Regio-Tex GmbH bereichsübergreifend ausgewählt, um möglichst viele Bereiche des Unternehmens in die Planung, Einführung und Aufrechterhaltung des EnMS einzubinden. Das Team besteht aus dem:
- Geschäftsführer,
- Leiter Fertigung,
- Zielvorgaben für die THG-Reduzierung
- Leiter Instandhaltung,
- Leiter Controlling
Diesen Personen wurden über Berufungsurkunden und Stellenbeschreibungen die erforderlichen Verantwortlichkeiten und Befugnisse zugewiesen (DIN EN ISO 50001, Kap.5.3).
Neben den personellen Ressourcen hat sich die oberste Leitung in ihrer Verpflichtungserklärung auch zur Bereitstellung weiterer notwendiger Ressourcen für das EnMS bereit erklärt. Dies betrifft insbesondere das Budget für neue Messtechnik, Anlagen oder andere Technologien. Für die Budgetplanung wird die Wirtschaftlichkeitsberechnung der geplanten Maßnahmen zur Erreichung der Energieziele herangezogen. Für die Implementierung werden Projektpläne erstellt, die personelle und finanzielle Ressourcen planen und diese mit der obersten Leitung abgestimmt (DIN EN ISO 50001, Kap.7.1).
Anforderungen im KliMS
Formal gibt es weder in der PAS 2060 noch in der ISO 14064-1 eine Forderung nach einem Klimamanagementbeauftragten oder -team. Aufgrund der Aufgabenfülle und des Projektcharakter des Vorhabens ist es allerdings sinnvoll, beide zu berufen. In der PAS wird darauf hingewiesen, dass die Organisation ausreichende Ressourcen zur Erreichung des THG-Managementplans bzw. zur Erreichung der Klimaneutralität haben sollte (PAS 2060, Kap. 8.1.4). Neben den personellen und finanziellen Ressourcen für Investitionen wird im Klimamanagement die Infrastruktur (z. B. vorhandene Softwaretools) für die Erstellung der THG-Bilanz eine wesentliche Rolle spielen. Insbesondere für große Unternehmen wird die Sammlung von lieferantenspezifischen Primärdaten aufwendig, da es sich teilweise um hunderte bis tausende Lieferanten handelt.
Hinweise zur Integration und praktischen Umsetzung
Wie in Kap. 1.2 erläutert, kann die Funktion des KliMS-Beauftragten durch den schon berufenen EMB wahrgenommen werden, wenn diese die Kapazitäten dafür haben und entsprechend qualifiziert sind. Es kann aber auch eine andere Person, z. B. ein Techniker mit Fachwissen im Energiebereich, diese Aufgabe übertragen bekommen. Eine vollständig neue und zusätzliche Stelle „Klimamanagementbeauftragter“ ist ebenfalls in einigen Unternehmen zu beobachten. Egal welche organisatorische Anbindung gewählt wird, sie erfordert, dass der Klimamanagementbeauftragte für sein Aufgabengebiet qualifiziert ist und entsprechende zeitliche Ressourcen zur Verfügung hat. Der Prozess der Ressourcenbereitstellung kann aus dem EnMS übernommen und für das Klimamanagement erweitert werden.
In der Regio‑Tex GmbH wurden der EMB und das Energieteam mittels einer geänderten Ernennungsurkunde und Stellenbeschreibung zusätzlich zu den bisherigen Aufgaben im Energiemanagement mit der Integration und Aufrechterhaltung des KliMS betraut und somit als Energie- und Klimamanager bzw. Energie- und Klimateam berufen. Außerdem wurde das Energie- und Klimateam um den QMB erweitert. Seine Mitarbeit wird als erforderlich angesehen, um z. B. Fragen zu diskutieren, ob über den Einsatz alternativer Rohstoffe zur Reduktion von THG-Emissionen Zielkonflikte mit den Kundenanforderungen und der Qualität der Produkte bestehen. Sowohl der Beauftragte als auch das Team wurden mittels Schulungen für das Vorhaben „Einführung eines Klimamanagements“ umfassend weitergebildet. Für eine Status Quo Betrachtung in Form einer GAP-Analyse und die THG-Bilanzierung wurde mit der regionalen Hochschule in Form von Projekten, Praktika und Masterarbeiten intensiv zusammengearbeitet. Der Beauftragte und das Team wurden in der Regio-Tex GmbH in das Organigramm integriert, da dieses für die interne und externe Kommunikation z. B. der Entscheidungs- und Kommunikationswege im Energie- und Klimaschutzmanagement genutzt wird. Die für das integrierte Energie- und Klimaschutzmanagement erforderlichen Ressourcen werden auf Basis von Zielformulierungen, Aktions- und Projektplänen im jährlichen Management-Review zwischen dem Energie- und Klimaschutzbeauftragten, dem Energie- und Klimateam und der obersten Leitung besprochen.
Achten Sie, sowohl von Seiten der Geschäftsführung als auch als Managementbeauftragter darauf, dass in der Stellenbeschreibung nicht nur Ihre Aufgaben, sondern auch Ihre Befugnisse klar benannt werden.