Paket 5:
Überwachung und Verbesserung
5.1 Überblick
5.2 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
5.3 Interne Audits
5.4 Managementbewertung
5.5 Fortlaufende Verbesserung
5.1 Überblick
Nachdem das integrierte Energie- und Klimamanagementsystem erfolgreich geplant und umgesetzt wurde, muss seine Funktionsfähigkeit regelmäßig überwacht werden, damit Verbesserungspotenziale erkannt und ausgeschöpft werden können. Dazu werden die Maßnahmen, die definierten Prozesse sowie die erreichten Ergebnisse mit unterschiedlichen Ansätzen und den Zielvorgaben abgeglichen. Zudem werden Standards für zukünftige Vorgehensweisen abgeleitet. Paket 5 umfasst demgemäß Aufgaben, um Festlegungen im Managementsystem:
- zu überwachen, zu messen, zu analysieren und zu bewerten (vgl. Kapitel 5.2),
- durch interne Audits zu überprüfen (vgl. Kapitel 5.3),
- mittels eines Managementreviews zu bewerten (vgl. Kapitel 5.4)
- im Rahmen eines fortlaufenden Verbesserungsprozesses weiterzuentwickeln (vgl. Kapitel 5.5)
5.2 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
Ausgangssituation in EnMS
Die Regio-Tex GmbH überwacht, misst und analysiert in ihrem EnMS die energetisch relevanten Aspekte in festgelegten Zeitabständen anhand von Primärdaten und Energiekennzahlen (DIN EN ISO 50001, Kap. 9.1.1).
Zu ihren energetisch relevanten Aspekten gehören z. B.:
- Wesentliche Energieeinsatzbereiche
- Relevante Variablen der Energieeinsatzbereiche, ggf. Bereinigung externer Faktoren (Witterung, Produktionsauslastung)
- Aktueller und prognostizierter Energieverbrauch, Vergleich zur energetischen Ausgangsbasis und den operativen Zielen
- Energieleistungskennzahlen und deren Aktualisierung
- Stand und Wirksamkeit der Aktionspläne
Die Regio‑Tex GmbH hat in einem ersten Schritt mit Einführung des EnMS auf Anlagenebene Zähler installiert. Die Ablesung der Zähler erfolgte einmal monatlich, manuell. Um das Messsystem zu erweitern, wurde einige Jahre später in eine Ablese- und Auswertungssoftware investiert, die die gemessenen Daten den Prozessen (z. B. Färben) zuordnet. Dadurch kann eine minutengenaue Auswertung der Messergebnisse erfolgen. Für Großverbraucher werden diskontinuierliche Messkampagnen in unterschiedlichen Zeiträumen, z. B. unter Normalbedingungen, bei Vollauslastung und in Ruhezeiten durchgeführt.
Der EMB überwacht die Daten und bespricht diese bei den regelmäßigen Meetings im Energieteam. Im Rahmen des Management-Reviews erfolgt eine Bewertung der Ergebnisse mit der obersten Leitung. Bei auffälligen Abweichungen werden ad-hoc Meetings zwischen Energieteam und der obersten Leitung einberufen..
Anforderungen im KliMS
Auch im Klimamanagement werden die THG-Emissionen und Klimarisiken überwacht, gemessen, analysiert und bewertet. Die PAS 2060 fordert eine regelmäßige Leistungskontrolle für den THG-Managementplan, um bei Abweichungen entsprechende Korrekturmaßnahmen einzuleiten (PAS 2060, Kap. 8.1.2). Die ISO 14064-1 fordert eine Überwachung der:
- tatsächlichen Messwerte und
- Kennzahlen
sowie auch eine Überwachung des Verfahrens zur Berechnung der THG-Emissionen durch (ISO 14064-1, Kap. 8.1.2):
- Überprüfung der Anwendung der Quantifizierungsansätze, um die Konsistenz über mehrere Einrichtungen hinweg sicherzustellen;
- Anwendung, Instandhaltung und Kalibrierung von Messgeräten (sofern anwendbar);
- Entwicklung und Instandhaltung eines robusten Datenerfassungssystems;
Die Messwerte und Kennzahlen aus Scope 1-3 sollten regelmäßig aber mindestens jährlich erfasst werden, um den entsprechenden THG-Bericht zu erstellen und verbliebene THG-Emissionen zu kompensieren. Die THG-Emissionswerte setzen sich wie in Kap. 3.2 beschrieben, aus Aktivitätsdaten und Emissionsfaktoren zusammen. Beide Faktoren sollten Gegenstand einer regelmäßigen Überprüfung sein, denn insbesondere Emissionsfaktoren können sich häufig ändern.Hier wird noch einmal auf die Notwendigkeit eines robusten Datenerfassungs- und -verarbeitungssystems, welches wir bei der Istanalyse schon angesprochen haben, hingewiesen (siehe auch 3.2).
Hinweise zur Integration und praktischen Umsetzung
Im EnMS und KliMS gibt es ähnliche Anforderungen an die Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung. Das Verfahren aus dem EnMS, kann deshalb gut integriert weiterentwickelt werden. Bezüglich der Frage, was überwacht, gemessen, analysiert und bewertet werden muss, bauen beide Systeme aufeinander auf, denn die Energiedaten und -leistungskennzahlen stellen die Basis und Voraussetzung für die Berechnung der THG-Daten und -kennzahlen dar. Die Regio-Tex GmbH hat entsprechend die Verfahrensanweisung für diesen Bereich sowie den Messkalender um Aspekte des KliMS erweitert und z. B. folgende Kennzahlen für das KliMS definiert:
- Treibstoffverbrauch pro Jahr
- CO2-Äquivalente insgesamt/Gesamtemissionen pro Mitarbeiter, pro Jahr und Scope
Diese Kennzahlen wurden in den bestehenden Kennzahlenkatalog überführt. Die Energie- und Klimadaten werden vom Energie- und Klimamanagementbeauftragten überwacht und regelmäßig im Energie- und Klimateam sowie im Rahmen des Management-Reviews besprochen.
5.3 Interne Audits
Ausgangssituation in EnMS
Um zu überprüfen, ob das betriebliche EnMS den Anforderungen der DIN EN ISO 50001 entspricht, mit den gesetzten strategischen und operativen Energiezielen konform ist und so umgesetzt wird, dass eine Verbesserung der energiebezogenen Leistung erreicht wird, führt die Regio-Tex GmbH einmal jährlich interne Audits durch. Für das interne Systemaudit nimmt diese Funktion ein externer Berater wahr, für Prozessaudits der EMB. Auditschwerpunkte, Termine und Auditoren ergeben sich aus dem Auditprogramm und dem daraus folgenden Auditplan. Die Auditberichte dienen als Nachweisdokumente und werden an die Oberste Leitung weitergeleitet, um im Rahmen des Management-Review über die Ergebnisse des Audits zu berichten ( EN ISO 50001, Kap.9.2).
Anforderungen im KliMS
Im Klimamanagement machen interne Auditprozesse ebenfalls Sinn bzw. sind notwendig. In der PAS 2060 gibt es aber keine direkte Auditforderung. Die ISO 14064-1 hingegen fordert, dass Verfahren für die regelmäßige Durchführung interner Audits und technischer Überprüfungen etabliert werden müssen (ISO 14064-1, Kap. 8.1.2). Dies umfasst neben den Überprüfungen der Grundprinzipien (Konsistenz, Relevanz, Transparenz, Genauigkeit, Vollständigkeit der THG-Bilanz) auch die Überprüfung von Möglichkeiten zur Verbesserung des Daten- und Informationsmanagements. Es ist daher zweckmäßig, diese Anforderungen, wie auch weitere Aspekte des KliMS durch ein internes Audit zu überprüfen.
Da es im Klimamanagement im Scope 3 um das Messen und Analysieren von Lieferanten- und Kundendaten geht, werden die sog. Second-party-Audits (Lieferantenaudits) im KliMS immer wichtiger und eine Rolle spielen. D. h. vor allem mittlere bis große Unternehmen werden zunehmend die Lieferanten (vor Ort oder digital) auditieren, um die Verfahren zur THG-Berichterstattung sowie die Zielerreichung von Reduktionsmaßnahmen zu überprüfen und (kleine und mittlere) Unternehmen werden als Lieferanten von diesen Audits betroffen sein.
Hinweise zur Integration und praktischen Umsetzung
Das Thema Auditierung kann sehr gut integrativ gehandhabt werden. Voraussetzung ist hier, dass das Energie- und Klimaschutzmanagementsystem insgesamt integrativ aufgestellt ist (also alle möglichen Integrationspotenziale ausgeschöpft werden) und die internen Auditoren die erforderliche Kompetenz zur Auditierung des Energie- und Klimamanagements besitzen. Die Integration des Klimamanagements in das Energiemanagement im Bereich interne Auditierung erfolgte in der Regio-Tex GmbH für die Bereiche:
- Auditprogramm
- Auditchecklisten
- Auditplan
- Auditbericht
Auditprogramm
In der Regio-Tex GmbH werden die Audits wie folgt integriert geplant:
- das interne Systemaudit wird als integriertes Energie- und Klimamanagementaudit durchgeführt.
- Für Bereiche mit hoher Energieintensität bzw. Relevanz für das EnMS werden separate Prozessaudits mit Fokus Energiemanagement (z. B. Verfahren zur energetischen Bewertung) und für Bereiche mit hoher Relevanz für die Klimaneutralität Prozessaudits mit Fokus Klimamanagement (z.T. Verfahren zur THG-Bilanzierung) durchgeführt.
- Stimmen die Bereiche mit hoher Energieintensität und Relevanz für Klimaneutralität überein, werden integrierte Energie- und Klimaprozessaudits durchgeführt werden. In der Regio‑Tex GmbH sind das z. B. die Produktionsbereiche sowie der Einkauf. Die internen Audits werden für diese Bereiche in Teil 1 Energie und Teil 2 Klima eingeteilt. Im ersten Teil wird z. B. der Fokus auf den Energieverbrauch und die Energiekennzahlen pro Anlage gelegt und im zweiten Teil auf die Emissionsfaktoren der Anlage.
- Zusätzlich aufgenommen wurden Lieferantenaudits für die THG-intensivsten Zulieferer.
Auditchecklisten
Die Regio-Tex GmbH hat die vorhandenen system- und prozessorientierten Auditchecklisten aus dem EnMS um klimaschutzrelevante Aspekte erweitert. Für spezifische Bereiche wurden vollständig neue Fragen in die Auditchecklisten eingebracht (das betrifft z. B. den Bereich der THG-Bilanzierung und der Auswahl der Kompensationsprojekte) oder neue Auditchecklisten erarbeitet (z. B. für Lieferantenaudits).
Auditplan
Für jedes Prozess- bzw. Systemaudit erstellt die Regio-Tex GmbH einen Auditplan, der den zeitlichen Ablauf des konkreten Audits mit den zu auditierenden Themenfeldern und teilnehmenden Bereichen umfasst. Für den Ablauf eines internen Audits (Eröffnungsgespräch, Auditierung nach Normanforderungen, Abschlussgespräch) innerhalb der Regio‑Tex GmbH gibt es ein Formblatt, welches für alle Arten von Audits verwendet werden kann. Der zeitliche Umfang des Auditplans hängt davon ab, welche Art von Audit durchgeführt wird. Für integrierte prozess- oder systemorientierte Energie- und Klimaaudits ist ein höherer Zeitumfang sowie die erforderlichen personellen Ressourcen einzuplanen.
Auditbericht
Im Auditbericht werden die Ergebnisse des Audits zusammengefasst. In der Regio‑Tex GmbH gibt es ein Formblatt, welches unabhängig von der Art des Audits verwendet wird. Dort werden abgefragte Auditkriterien sowie Auditfeststellungen festgehalten und mittels Ampelschema bewertet.
System- und Prozessaudits unterscheiden sich wie folgt:
Systemaudits beziehen sich auf die Umsetzung der Normanforderungen insgesamt im Unternehmen. Frageschwerpunkte beziehen sich auf die Normanforderungen.
Prozessaudits beziehen sich auf die energieeffiziente und THG-arme Umsetzung einzelner Prozesse. Frageschwerpunkte orientieren hier auf die Prozessparameter Input, Output, Ressourcen, Personal, Dokumentation, Kennzahlen.
Durch die Planung integrierter System- und Prozessaudits können Synergien im Auditmanagement gehoben werden. Bitte beachten Sie aber: Gerade durch das Klimamanagement kann die Anzahl der Audits zunehmen, wenn z. B. verstärkt Lieferantenaudits durchgeführt werden. Entsprechende Auswirkungen auf die erforderlichen zeitlichen, personellen und finanziellen Ressourcen müssen berücksichtigt werden.
Für viele Bereiche der Norm lassen sich die aus dem EnMS vorhandenen Auditfragen um Aspekte des Klimamanagements gut ergänzen, denn wie wir gezeigt haben, ist das Integrationspotenzial zwischen beiden Systemen sehr hoch. Aus der Frage „Welche internen Kommunikationsmaßnahmen wurden ergriffen, um die Bedeutung des EnMS zu vermitteln?“ wird somit die Frage „Welche internen Kommunikationsmaßnahmen wurden ergriffen, um die Bedeutung des integrierten Energie- und Klimamanagementsystems zu vermitteln?“
Überprüfen Sie bei den internen Audits auch stets die Umsetzung der bei den vorangegangenen Audits festgestellten Abweichungen. Dazu kann in der Auditcheckliste ein extra Fragenbereich eingerichtet werden.
Fassen Sie den Auditbericht kurz und knapp, am besten tabellarisch ab. Er ist ein Arbeitsinstrument und muss einen schnellen Überblick über die Ergebnisse und daraus resultierenden Aufgaben ermöglichen.
5.4 Managementbewertung
Ausgangssituation in EnMS
Da die oberste Leitung das EnMS nicht selbst koordiniert, muss sie sich regelmäßig über den Stand des Systems informieren, um dessen Umsetzungsstand zu bewerten und Entscheidungen zu treffen, wie es weiterzuentwickeln ist. Die dafür erforderlichen Informationen werden in der Regio-Tex GmbH durch den EMB und das Energieteam regelmäßig aufbereitet und in Meetings mit der obersten Leitung besprochen. Seit einiger Zeit werden die Management-Reviews in der Regio-Tex GmbH nicht mehr nur einmal jährlich (nach dem internen Audit und vor dem externen Audit) durchgeführt, sondern mit den ohnehin stattfindenden monatlichen Bereichsleiterbesprechungen verbunden. Durch diese regelmäßigen Treffen bleibt das EnMS eher im Bewusstsein der obersten Leitung. Die geforderten „Inputs“ können stückweise über das Jahr verteilt bearbeitet und Entscheidungen der obersten Leitung über die weitere strategische und operative Ausrichtung des EnMS kontinuierlicher getroffen werden. Dies ist ein wesentlicher Impuls für die Ausrichtung und kontinuierliche Verbesserung des EnMS der Regio-Tex GmbH (ISO 50001, Kap. 9.3).
Anforderungen im KliMS
Gemäß PAS 2060 muss die oberste Leitung das QES, d. h. eine Konformitätserklärung darüber abgeben, ob und wie sie das Ziel Klimaneutralität, zu dem sie verpflichtet ist, erreicht hat (PAS 2060, Kap. 10.2 und siehe auch Kap. 4.4 Dokumentation). Dieser Nachweis kann nur erbracht werden, wenn sich die oberste Leitung entsprechend über den Stand des KliMS, d. h. über die erreichten Ziele des THG-Managementplans in den Scopes 1-3 sein (z. B. Energieeinsparprojekte, Stromeigenerzeugungsprojekte, Kompensationsprojekte) informiert ist. Deswegen ist das Management-Review auch im KliMS essenziell und unverzichtbar, auch wenn es nicht explizit gefordert ist. Wie wir ebenfalls schon in Kap. 4.4 Dokumentation erläutert haben, ist nach ISO 14064-1 ein THG-Bericht gefordert, der Teil des QES sein kann. Er ist essentiell, um die Zielerreichung einzuschätzen, entsprechende Korrekturmaßnahmen einzuleiten oder Ressourcen freizugeben (ISO 14064-1, Kap. 9). QES und/oder THG-Bericht sind damit wichtige Inputs für ein Management-Review im KliMS und werden durch das Energie-und Klimateam als Dokumente geführt.
Hinweise zur Integration und praktischen Umsetzung
Die Vorgehensweise des Management-Reviews aus dem EnMS kann sehr gut auf das Klimamanagement ausgedehnt werden. Es gilt lediglich, die wesentlichen Inputs hinzuzufügen. Darunter fallen z. B.
- Veränderungen bei der THG-Bilanz
- Auffälligkeiten bei der Genauigkeitsprüfung der THG-Bilanz
- Status von Projekten zur THG-Reduktion und Klimaanpassung in den Scope 1-3
- Ergebnisse von internen und externen Audits im KliMS
- Veränderungen von rechtlichen Aspekten im Klimaschutz
Die Regio‑Tex GmbH nutzt für die Vorbereitung und Durchführung des Management-Reviews ein Formblatt, in dem nach Input‑Bereichen die Ergebnisse des Managementreviews dokumentiert werden. Dort wurden die Inputs aus dem Klimamanagement als neue Kapitel integriert. Gleichzeitig wurden die aus dem EnMS kommenden Inputs (z. B. Änderung in der Kontextanalyse oder in rechtlichen Regelungen) auf das KliMS ausgedehnt, um eine breitere Perspektive zu haben. QES und THG-Bericht werden als mitgeltende Dokumente geführt.
5.5 Fortlaufende Verbesserung
Ausgangssituation in EnMS
Die Regio‑Tex GmbH hat sich zum Ziel gesetzt ihre:
- Prozesse (z. B. Beschichtung, Walzen),
- Produkte (z. B. Textilstoffe) sowie
- Leistung und Wirksamkeit des EnMS (z. B. Energieverbrauch)
fortlaufend zu verbessern. Sie hat dafür ein Verfahren und Formblatt festgelegt, um Abweichungen systematisch zu erfassen die sich ergeben aus:
- der Analyse von Daten, Zahlen, Fakten z. B. durch die Überwachung und Messung (vgl. Kap. 5.2)
- regelmäßigen Begehungen von Arbeitsbereichen,
- Ergebnissen interner und externer Audits, Managementreviews (vgl. Kap. 5.3 und 5.4)
- Abweichungsmeldungen für festgestellte Nichtkonformitäten
Erkannte Nichtkonformitäten werden mittels Formblatt an den EMB gemeldet, der gemeinsam mit dem Energieteam und Prozesseigner die Ursachen der Nichtkonformität erforscht und die Machbarkeit von Ideen und Maßnahmen bewertet. Zu einem festgelegten Termin werden diese auf ihre Wirksamkeit hin überprüft (DIN EN ISO 50001, Kap. 10.1).
Anforderungen im KliMS
Eine Anforderung wie aus dem EnMS nach einer fortlaufenden Verbesserung der THG-Emissionen gibt es in der PAS 2060 nicht direkt. Allerdings muss das Aufrechterhalten der Klimaneutralität jährlich neu bewertet werden (PAS 2060, Kap. 11.1). Weiterhin wird der Einsatz von Kompensationszertifikaten nur im ersten Jahr zu 100% von Zertifizierungsorganisationen als zulässig erklärt, ab dem zweiten Jahr muss die Organisation vorweisen, welche konkreten Maßnahmen aus dem THG-Reduzierungsplans umgesetzt worden sind. Die Verpflichtungserklärung nach PAS ist höchstens ein Jahr gültig, danach müssen die Vorrausetzungen und Maßnahmen entsprechend validiert werden (PAS 2060 11.1). In der ISO 14064-1 wird keine Verbesserung der Klima-Performance, sondern eine regelmäßige Überprüfung von Möglichkeiten zur Verbesserung des Informationsmanagementprozesses gefordert (ISO 14064-1, Kap. 8.1.2). Hier liegt der Fokus also auf dem methodischen Verbesserungsprozess.
Hinweise zur Integration und praktischen Umsetzung
Die aus dem EnMS kommenden Regelungen für die systematische Erfassung und Behandlung von Abweichungen ist auch für das KliMS nutzbar. Die Regio-Tex GmbH hat deshalb die diesbezüglichen Regelungen aus dem EnMS auf das KliMS ausgedehnt. Außerdem wurde die Einführung des KliMS genutzt, um das Thema „Betriebliches Vorschlagswesen“ strukturierter anzugehen. Dazu wurden durch die oberste Leitung folgende Schritte initiiert:
- Benennung/Schulung von KVP‑Moderatoren (Mitglieder Energie- und Klimateam)
- Kick-Off/Informationskampagne im Unternehmen mit Statement der obersten Leitung
- Schaffung von Ansätzen/Instrumenten zur Generierung von Verbesserungsvorschlägen durch Mitarbeiter in ihrem Arbeitsbereich: Verbesserungsvorschläge können mittels Formblatt an Vorgesetzte oder einen Briefkasten abgegeben werden. Sie werden anschließend zu dem passenden KVP-Moderator geleitet, der sich mit den Abteilungen über die Zweckmäßigkeit des Vorschlages abstimmt und diesbezüglich Maßnahmen umsetzt oder einplant. Externe Partner werden durch die Regio‑Tex GmbH jetzt aktiv darauf hingewiesen, dass im Empfangsbereich ein Briefkasten vorhanden ist, um Verbesserungsvorschläge abzugeben.
- Etablierung eines Anreizsystems: Als Anerkennung für Verbesserungsvorschläge wurde in der Regio‑Tex GmbH ein Gutscheinsystem entwickelt, bei dem der Vorschlagende je nach Wert der Einsparung einen wertadäquaten Gutschein erhält. (z. B. Tankgutscheine, Versandhandel)
- Regelmäßige Information über umgesetzte Vorschläge und deren Ergebnisse (Aushänge, Rundschreiben, KVP‑Info-Briefe, KVP‑Info‑Tafel)
Nutzen Sie unbedingt die Potenziale des betrieblichen Vorschlagswesens. Die Sammlung der Verbesserungsvorschläge ist ein wesentlicher Faktor bei der Verbesserung der energie- und klimabezogenen Leistung, denn die Mitarbeiter, die direkt an den Maschinen und Anlagen tätig sind, kennen die Prozesse am besten.
Beachten Sie dabei aber: Eine gute Kommunikation innerhalb des Vorschlagswesens ist essenziell, damit sich jeder Mitarbeiter gewürdigt fühlt und seine Motivation, einen Beitrag für das Energie- und Klimaschutzmanagement zu leisten, aufrechterhalten wird. Es ist deswegen wichtig, Feedback dazu zu geben, wie mit dem Vorschlag umgegangen wird – zu welchen Ergebnissen er bei der Berücksichtigung geführt hat und warum ein Vorschlag z. B. nicht realisiert werden kann.
Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern drücken Sie aus, wenn Sie neben formalen Festlegungen zum betrieblichen Vorschlagswesen auch immaterielle oder materielle Beteiligungsanreize setzen.